miércoles, 4 de febrero de 2009

PORTAFOLIO PRESUPUESTO BASE CERO

INDICE
PRESUPUESTO BASE CERO.. 1
ANTECEDENTES.. 1
CARACTERISTICAS PRESUPUESTO BASE CERO.. 1
ESTA TECNICA PERMITE OBTENER GRANDES OBJETIVOS QUE SON: 1
COMO SE ELABORA EL PRESUPUESTO BASE CERO.. 1
TOMA DE DECISIONES.. 2
Paquete de decisión. 2
Ejemplo de Presupuesto Base Cero. 2
Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios. 2
VENTAJAS DEL PRESUPUESTO BASE CERO.. 4
DESVENTAJAS DEL PRESUPUESTO BASE CERO.. 4

PRESUPUESTO BASE CERO


ANTECEDENTES

Se tiene conocimiento que este presupuesto fue utilizado por primera vez en el Departamento de Agricultura de Los E.U. (1964), el cual por cierto resulto ser un verdadero fracaso, debido a su enorme laboriosidad, obteniendo cifras extemporáneas que ocasionaron retrasos y no sirvieron para nada.

Más sin embargo en otros casos parciales ha sido de gran utilidad ya que nos ha permitido detectar en presupuestos que están muy viciados; es decir que cuentan con partidas que por inercia se continúan manejando, siendo partidas improductivas, es en el sector gobierno en donde más se dan este tipo de casos.

La novedad del presupuesto base cero, es la modalidad que le da Meter A. Pyhr que envase a muchos estudios y una gran experiencia en la División de Asesoria e Investigación de Texas Instrumentos en 1970 y en el Presupuesto del Ejecutivo del Estado de Georgia, demostró

Que para que un presupuesto se eficaz, bebe estar basado en principios y procedimientos generales, adaptados a las necesidades de cada organización para que este sea una herramienta útil y se puede aplicar tanto a la iniciativa privado como en el gobierno.

CARACTERISTICAS PRESUPUESTO BASE CERO

Enfoca la atención hacia el capital necesario
Herramienta flexible y poderosa
Evalúa y asigna recursos financieros
Método adaptable a cualquier organización
Se aplica exclusivamente a los gastos y no a los recursos.

ESTA TECNICA PERMITE OBTENER GRANDES OBJETIVOS QUE SON:

Reducir o eliminar gastos innecesarios sin afectar actividades prioritarias.
Priorizar los recursos presupuestarios y mejorar la asignación de los mismos en apoyo de las actividades más rentables.
Disminuir los costos de cada actividad sin afectar las operaciones.
Mejorar el proceso de planificación y estrategia
Realizar una correcta y adecuada actividad financiera.


COMO SE ELABORA EL PRESUPUESTO BASE CERO


Se analiza el negocio y/o proyecto, sus necesidades para realizar las compras necesarias con mayor efectividad, se compara con lo existente y se compra lo necesario.









TOMA DE DECISIONES

Paquete de decisión.

Es un documento que identifica y describe una función o una actividad especifica en tal forma que la dirección pueda evaluarlo y clasificarlo en comparación con otras actividades que compitan por los mismos recursos y decidir aprobarlo o no, incluyendo las consecuencias de no ejecutar esta función.
Requiere de un análisis detallado de las funciones incluyendo alternativas, tendencias de costos y recomendaciones que indiquen la intensidad y efectividad del trabajo para decidir sobre su aprobación o rechazo.



Nombre del paquete: nombre descriptivo de la función o actividad, si hay varios niveles de esfuerzo se recomienda que aparezcan (1 de n) (2 de n) para identificar el nivel de esfuerzo.
División, departamento. nombre de la división y/o departamento
Clasificación: en orden descenderte de importancia
Propósito: Describir la finalidad de ese paquete (metas, objetivos)
Descripción de las actividades: describir los métodos, acciones u operaciones necesarios para elaborar el paquete.
Logros y beneficios: identificar los resultados tangibles que se lograran mediante la elaboración del paquete.
Medición: Proporcionar medidas cuantitativas significativas para ayudar a los gerentes a evaluar el paquete. Incluir efectividad de costos,, razones, costo unitario, tendencias en los problemas.
Recursos requeridos, costo del paquete: Costo total para dicha actividad, gastos netos, numero de empleados que se requieran
Alternativas y consecuencias de no aprobar un paquete.
Decisión
Fecha de preparación

Los preparan todos los gerentes y se presentan a los niveles superiores de la gerencia incluyendo al superior inmediato de la organización y al director de la división.
El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado completo y en detalle. Cada gerente debe preparar un paquete de decisión de cada actividad u operación el cual debe incluir un análisis de costos, propósitos, alternativas y evaluación de resultados.
El presupuesto base cero es una ayuda para la toma de decisiones, debido a que permite reconocer las inquietudes de su personal, sus metas y ambiciones futuras además asigna los recursos en forma mas racional y eficiente y minimiza costos al tomar en cuenta la mejor alternativa.


Ejemplo de Presupuesto Base Cero

Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios
Metas:
1. Ventas nacionales
2. Anuncios y promoción
3. Servicios de mercadotecnia

Definición del programa:

M Lograr una operación de ventas nacionales en un plazo de un año de tal manera que los clientes reciban servicios satisfactorios y las ganancias sobre ventas se aumente un 15%
M Promover las ventas de producción mediante publicidad y propaganda en periódicos y en la televisión cuando la mayoría de la gente se encuentre en sus hogares por ejemplo a las 15:00 hora y otra opción podría se la sección amarilla.
M Proporcionar a la gerencia investigación de mercados la cual podrá contener los factores que influyen en la compra de los productos que lanzamos al mercado, opinión del consumidos como gustos preferencias, su ingreso y precios de otros bienes similares a los nuestros.



Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios

Beneficios:

Este es el nivel mínimo que se requiere para incrementar los ingresos por medio de ventas nacionales de computadoras y accesorios

Personal:

4 gerentes de ventas regionales (todas las regiones)
3 agentes de netas para la zona norte y sur del país

Costo: $ 38,000.00


Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios

Consecuencia de la no aprobación:
La disminución de dos agentes de ventas produciría una carga de trabajo para que los tres agentes puedan cubrir o desempeñar su trabajo en toda la República.
La eliminación de un agente de anuncios podrá provocar que los gerentes de ventas no puedan coordinar toda la planeación, creación y ejecución de los anuncios publicitarios.


Paquetes incrementales

Volver a añadir a los dos agentes de ventas con costo de $ 4,000.00 recomendado.

Añadir un gerente de anuncios con costo de $ 2,000.00.

Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios

Paquete alternativo

Contratación de un publicista experto que ponga en práctica los programas de publicidad. Esto resulta un exceso en los costos para los cuales se cuenta con un gerente de anuncios que puede desempeñar esa función.

Recursos requeridos

Para 2004 $ 44,000.00 (personal 9)
Para 2005 $ 38,000.00 (personal 7)
Cambio $ 6,000.00 (personal -2)





VENTAJAS DEL PRESUPUESTO BASE CERO

Reduce significativamente los esfuerzos evitando duplicidad de labores al identificar los paquetes con sus actividades.
El importe del presupuesto sería el deseado y eliminaría gastos innecesarios al categorizar los paquetes y seleccionar las alternativas mejores
Permite hacer una clara diferencia entre las actividades que son productivas y las que no son.
Debido a que se analizan, evalúan y jerarquizan las actividades se obtendrán ahorros significativos y se aplicarían a los recursos en forma equitativa y justa.

DESVENTAJAS DEL PRESUPUESTO BASE CERO

El desconocimiento de la técnica de buena parte de las personas que trabajan en las entidades oficiales.
A las personas no les gusta que las controlen
En los primeros años el proceso de formulación conlleva tiempo y ello puede verse como perdida de tiempo
Puede haber demasiado subjetivismo para determinar los niveles mínimos de esfuerzo y la medición de la relación costo-beneficio.

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